http://prawo.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20190000816/O/D20190816.pdf

1.1. Rozporządzenie w sprawie kas rejestrujących

Rozporządzenie w sprawie kas zawiera odrębne przepisy - regulujące prowadzenie ewidencji, warunki i sposób używania oraz sposób zakończenia używania kas - dla kas online oraz dla kas "starego" typu, tj. kas z elektronicznym i papierowym zapisem kopii, a także przepisy ogólne, wspólne dla wszystkich typów kas.

Mocą rozporządzenia w sprawie kas dokonano m.in. następujących zmian w stosunku do poprzednio obowiązującego rozporządzenia w tym zakresie z 2013 r.:

  • doprecyzowano, że co do zasady, podatnik ma obowiązek wystawienia i wydania paragonu fiskalnego, bez żądania nabywcy, najpóźniej z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności,
     
  • uregulowano obowiązki podatnika związane z wystawieniem i wydaniem paragonu fiskalnego w stosunku do otrzymanych zaliczek przed dokonaniem sprzedaży; wskazano, że w przypadku zaliczki otrzymanej:
     
    • w gotówce - podatnik ma obowiązek wystawić i wydać nabywcy (bez jego żądania) paragon z chwilą jej otrzymania,
       
    • za pośrednictwem poczty, banku lub SKOK, na rachunek w banku/SKOK podatnika - podatnik ma obowiązek wystawić i wydać nabywcy (bez jego żądania) paragon niezwłocznie po uznaniu tej należności na rachunku, jednak nie później niż z końcem miesiąca, w którym należność ta została uznana na jego rachunku, a jeżeli przed końcem tego miesiąca dokonano sprzedaży, nie później niż z chwilą jej dokonania,
       
  • nałożono na podatników obowiązek zapoznania osób prowadzących ewidencję z zasadami prawidłowego wystawiania i wydawania paragonu fiskalnego i o skutkach niewykonywania tych obowiązków; osoba prowadząca u podatnika ewidencję składa oświadczenie o zapoznaniu się z informacją o zasadach ewidencji; oświadczenie składane jest przed rozpoczęciem prowadzenia ewidencji przez te osoby (wzór informacji o zasadach ewidencji oraz oświadczenia o zapoznaniu się z tymi zasadami stanowi załącznik nr 1 do rozporządzenia),
     
  • dodano obowiązek umieszczania wyświetlacza kasy w miejscu umożliwiającym nabywcy odczyt wyświetlanych na nim danych,
     
  • dodano obowiązek zapewnienia przez podatnika odpowiedniego technicznego stanu kasy, gwarantującego czytelny wydruk paragonów fiskalnych i faktur, umożliwiający nabywcy sprawdzenie prawidłowości dokonanej sprzedaży,
     
  • zrezygnowano z obowiązku zaokrąglania kwot wykazanych na paragonach,
     
  • doprecyzowano, że w przypadku utraty kasy podatnik ma obowiązek zgłosić ten fakt do naczelnika urzędu skarbowego nie później niż w terminie 5 dni od dnia powzięcia informacji o utracie,
     
  • terminy oraz zakres obowiązkowych przeglądów technicznych kas rejestrujących zasadniczo nie uległy zmianie, z tym, że:
     
    • odrębnie określono termin pierwszego obowiązkowego przeglądu technicznego kas online oddanych w używanie na podstawie najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze, wskazując, że ma on być wykonany przez podatnika po objęciu kasy w używanie, przed dniem dokonania fiskalizacji,
       
    • wprowadzono nowe rozwiązanie, zgodnie z którym obowiązkowego przeglądu technicznego podatnik nie dokonuje w okresie zawieszenia prowadzenia działalności gospodarczej na podstawie przepisów ustawy Prawo przedsiębiorców (pod warunkiem, że w tym okresie nie prowadzi ewidencji) - w takim przypadku obowiązkowego przeglądu technicznego podatnik dokonuje po wznowieniu działalności gospodarczej, przed ponownym rozpoczęciem prowadzenia ewidencji,
       
  • zniesiono obowiązek dotyczący zawiadamiania przez podatników naczelnika urzędu skarbowego o rozpoczęciu ewidencjonowania na kasie rejestrującej,
     
  • zniesiono obowiązek uczestniczenia pracownika urzędu skarbowego przy dokonywaniu odczytu pamięci fiskalnej kasy i w konsekwencji zrezygnowano z wniosku o wyznaczenie daty odczytu zawartości pamięci fiskalnej.

Zmiana serwisu kas

W nowym rozporządzeniu w sprawie kas przewidziano także możliwość dokonania zmiany serwisu kas przez podatników bez zgody podmiotu prowadzącego serwis główny (podatnik jest jednak zobowiązany powiadomić podmiot prowadzący serwis główny o dokonanej zmianie w terminie 5 dni od dnia jej dokonania). Dotychczas podatnik mógł dokonać zmiany serwisu kas, niewynikającej z naruszenia warunków jego prowadzenia, za zgodą podmiotu prowadzącego serwis główny, który nie mógł jej odmówić, jeżeli warunki cenowe i miejsce jego świadczenia były dla podatnika korzystniejsze. W uzasadnieniu do projektu nowego rozporządzenia w sprawie kas podkreślono, że podstawą zmiany przepisów w tym zakresie był fakt, że otrzymywano sygnały o pobieraniu przez podmioty prowadzące serwis główny opłat za rozpatrzenie ww. wniosków o zgodę na zmianę serwisu oraz o wygórowanych cenach za dokonywanie przeglądów technicznych przez serwisy kas.

Należy jednak podkreślić, że w nowych przepisach wprowadzono wymóg, zgodnie z którym podatnik może dokonać zmiany podmiotu prowadzącego serwis wyłącznie na podmiot, który na dzień dokonywania tej zmiany widnieje w prowadzonym przez Szefa KAS publicznym wykazie serwisantów posiadających upoważnienie do serwisowania kas. Ponadto, zrezygnowano z obowiązku zawiadamiania przez podatników naczelnika urzędu skarbowego o dokonanej zmianie serwisu kas - obowiązek w tym zakresie będzie realizował podmiot prowadzący serwis właściwy po zmianie.

Paragon fiskalny w innej formie niż papierowa

W rozporządzeniu została wprowadzona nowa regulacja dotycząca wystawiania dokumentów przez kasy w postaci innej niż wydruk. W przypadku prowadzenia przez podatnika ewidencji sprzedaży przy użyciu kas umieszczanych w urządzeniach do automatycznej sprzedaży towarów lub usług, które w systemie bezobsługowym przyjmują należność i wydają towar lub świadczą usługi, podatnik może nie wystawiać paragonu fiskalnego i paragonu fiskalnego anulowanego w postaci papierowej, jeżeli zapewnia nabywcy zapoznanie się z danymi o sprzedaży poprzez ich odpowiednie wyświetlenie na urządzeniu do automatycznej sprzedaży towarów lub usług.

Przypisanie oznaczeń literowych do stawek VAT

Wprowadzono także obowiązek oznaczenia literowego od "A" do "G" do właściwych stawek podatku, przypisanych odpowiednio do nazw towarów i usług (A - stawka 23%, B - stawka 8%, C - stawka 5%, D - stawka 0%, itd.). Dotychczas, wyłącznie do litery A przypisana była podstawowa stawka VAT, a pozostałe stawki oraz zwolnienie z VAT można było przypisać do dowolnych liter od B do G. W uzasadnieniu do projektu rozporządzenia wyjaśniono, że realizacja tego obowiązku w praktyce będzie oznaczała, że podatnik będzie miał obowiązek przyporządkowania właściwych oznaczeń literowych w odniesieniu jedynie do stawek podatku przypisanych do nazw towarów i usług, których dostaw lub świadczeń dokonuje, a nie wszystkich oznaczeń literowych, przewidzianych w rozporządzeniu.

Termin wejścia w życie oraz przepisy przejściowe

Rozporządzenie w sprawie kas weszło w życie z dniem 1 maja 2019 r., z wyjątkiem przepisów dotyczących możliwości zmiany serwisu kas bez zgody podmiotu prowadzącego serwis główny, które wejdą w życie z dniem 1 lipca 2019 r.

Z przepisów przejściowych do rozporządzenia w sprawie kas wynika zaś m.in., że:

  • podatnicy użytkujący kasy, które zostały nabyte w okresie obowiązywania:
     
    • decyzji ministra właściwego do spraw finansów publicznych wydanej na podstawie przepisów obowiązujących przed dniem 1 grudnia 2008 r.,
       
    • potwierdzenia Prezesa Głównego Urzędu Miar wydanego po dniu 1 września 2011 r.

mogą je nadal używać do prowadzenia ewidencji po upływie tego okresu, pod warunkiem, że kasy te zapewniają prawidłowość rozliczeń podatnika,

  • osoba prowadząca u podatnika ewidencję sprzedaży przy użyciu kasy rejestrującej, która rozpoczęła prowadzenie ewidencji przed 1 maja 2019 r., składa oświadczenie o zapoznaniu się z informacją o zasadach prowadzenia ewidencji do dnia 31 maja 2019 r.,
     
  • podatnik używający kasy na dzień 1 maja 2019 r. może używać dotychczasowe oznaczenie literowe dla stawek VAT do 31 lipca 2019 r.,
     
  • do 30 czerwca 2019 r. zmiany serwisu kas (niewynikającej z naruszenia warunków jego prowadzenia) będzie można dokonać wyłącznie za zgodą serwisu głównego (podatnik będzie musiał zawiadamiać naczelnika urzędu skarbowego o dokonanej zmianie, w terminie 7 dni od dnia jej dokonania),
     
  • Szef KAS udostępni wykaz serwisantów w Biuletynie Informacji Publicznej ministra właściwego do spraw finansów publicznych do dnia 31 maja 2019 r.,
     
  • sprawy w zakresie m.in. czynności:
     
    • wykonywanych przez podatnika w przypadku zakończenia używania kasy z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii z powodu zakończenia pracy tych kas w trybie fiskalnym (w tym w zakresie złożenia wniosku o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas oraz wniosku o dokonanie odczytu pamięci fiskalnej kasy),
       
    • obowiązkowego przeglądu technicznego wykonywanego przez serwisanta,

wszczęte i niezakończone przed dniem 1 maja 2019 r. - są prowadzone według przepisów dotychczasowych.

1.2. Rozporządzenie w sprawie odliczania lub zwrotu kwot wydanych na zakup kas

Zgodnie z ustawą o VAT, podatnicy mogą uzyskać zwrot kwoty wydanej na zakup kas w wysokości 90% ceny zakupu (bez podatku), jednakże nie więcej niż 700 zł (tzw. ulga na zakup kasy). Od 1 maja 2019 r. ulga na zakup kas dotyczy tylko kas online i mogą z niej skorzystać podatnicy, u których:

  • powstał obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży i którzy w obowiązujących terminach rozpoczęli prowadzenie ewidencji sprzedaży, przy użyciu tego rodzaju kas,
     
  • nie powstał obowiązek prowadzenia tej ewidencji, ale podatnicy ci dobrowolnie rozpoczną prowadzenie ewidencji sprzedaży i wcześniej nie stosowali innych rodzajów kas do prowadzenia ewidencji sprzedaży,
     
  • powstał obowiązek wymiany kas na kasy online (dotyczy branż wskazanych w ustawie o VAT, np. paliwowej).

Dodatkowo odliczenie będzie przysługiwało dla kas online, które zostały zakupione nie później niż w terminie 6 miesięcy od dnia rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży przez podatnika.

Ulga nie będzie natomiast przysługiwała w przypadku zakupu pozostałych rodzajów kas (tj. kas z papierowym i elektronicznym zapisem kopii). Nie będzie ona także przysługiwała podatnikom dobrowolnie wymieniającym kasy rejestrujące z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii na kasy online.

W związku z powyższym Minister Finansów wydał nowe rozporządzenie w sprawie odliczania/zwrotu ulgi na zakup kas, w którym określił warunki, sposób i tryb odliczania od podatku należnego lub zwrotu kwot wydanych na zakup kas rejestrujących oraz warunki i tryb zwrotu przez podatnika tych kwot.

Warunki zwrotu kwoty wydanej na zakup kas

Odliczenie kwoty wydanej na zakup kasy rejestrującej online lub jej zwrot następuje pod warunkiem:

  • rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży przez podatnika przy użyciu kasy rejestrującej zakupionej w okresie obowiązywania potwierdzenia, że kasy te spełniają określone w ustawie o VAT funkcje i wymagania techniczne dla kas rejestrujących,
     
  • posiadania przez podatnika faktury potwierdzającej zakup kasy rejestrującej oraz dowodu zapłaty całej należności za jej zakup.

Dodatkowym warunkiem w przypadku podatników, którzy do prowadzenia ewidencji będą używać więcej niż jedną kasę online jest dokonanie zakupu oraz rozpoczęcie prowadzenia ewidencji przy użyciu każdej z tych kas w każdym punkcie sprzedaży nie później niż w okresie 6 miesięcy od dnia rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży przez podatnika.

W nowym rozporządzeniu w sprawie odliczenia/zwrotu ulgi na zakup kas zrezygnowano z dotychczasowego warunku złożenia przez podatnika przed rozpoczęciem prowadzenia ewidencji oświadczenia o liczbie kas rejestrujących i miejscu (adresie) ich używania, które podatnik zamierza stosować do tej ewidencji. Tym samym podatnik, który będzie ubiegał się o zwrot kwoty wydanej na zakup kas po 1 maja 2019 r. nie będzie musiał już składać do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, jeszcze przed terminem rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży, ww. pisemnego zgłoszenia (oświadczenia).

Sposób dokonania odliczenia kwoty wydanej na zakup kasy online

Zgodnie z nowym rozporządzeniem w sprawie odliczenia/zwrotu ulgi na zakup kas, odliczenia ulgi na zakup kas dokonuje się w deklaracji podatkowej za okres rozliczeniowy, w którym rozpoczęto prowadzenie ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej, lub za okresy następujące po tym okresie rozliczeniowym. W rozporządzeniu wskazano, że:

  • w przypadku, gdy kwota ulgi na zakup kas wykazana w deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy jest niższa bądź równa kwocie podatku należnego, podatnik pomniejsza kwotę tego podatku o wysokość kwoty ulgi,
     
  • w przypadku, gdy kwota ulgi na zakup kas wykazana w deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy jest wyższa od kwoty podatku należnego, podatnik pomniejsza kwotę podatku należnego o wysokość ulgi, a pozostałą część ulgi może, w tym okresie rozliczeniowym, wykazać do zwrotu (na rachunek bankowy podatnika w banku mającym siedzibę na terytorium kraju lub na rachunek podatnika w SKOK, której jest członkiem) lub powiększyć kwotę podatku naliczonego do przeniesienia na następny okres rozliczeniowy,
     
  • jeżeli w deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy nie wystąpił podatek należny, podatnik kwotę ulgi na zakup kas wykazuje do zwrotu na rachunek lub powiększa kwotę podatku naliczonego do przeniesienia na następny okres rozliczeniowy,
     
  • w przypadku podatników rozliczających się w formie ryczałtu (tj. podatników świadczących usługi taksówek osobowych), kwota ulgi na zakup kas za dany okres rozliczeniowy może pomniejszyć kwotę podatku podlegającą wpłacie do urzędu skarbowego; jeżeli kwota ulgi na zakup kas jest wyższa od kwoty podatku podlegającej wpłacie do urzędu skarbowego wykazanej w deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, pozostałą część ulgi organ podatkowy zwraca na wniosek podatnika złożony wraz z deklaracją do właściwego naczelnika urzędu skarbowego.

Nowe uregulowania dotyczące zwrotu ulgi na zakup kas pozwalają zatem na znacznie szybszy zwrot wydanych kwot. Dotychczas kwotę wydatkowaną na zakup kas można było odliczyć w pełnej wysokości tylko w sytuacji wystąpienia nadwyżki podatku należnego nad naliczonym (do wysokości kwoty do wpłaty do urzędu skarbowego). W sytuacji nadwyżki podatku naliczonego nad należnym kwotę tę trzeba było dzielić na cztery części (w przypadku rozliczenia miesięcznego) lub dwie części (w przypadku rozliczenia kwartalnego). Z kolei w przypadku podatników świadczących usługi taksówek osobowych i rozliczających się w formie ryczałtu, kwota odliczenia za dany okres rozliczeniowy nie mogła dotychczas przekraczać kwoty, która podlegała wpłacie do urzędu skarbowego.

Zwrot kwoty wydanej na zakup kasy - na wniosek podatnika

Zgodnie z ustawą o VAT, w przypadku, gdy podatnicy wykonują wyłącznie czynności zwolnione od podatku lub są podatnikami zwolnionymi podmiotowo z VAT (z uwagi na obroty), urząd skarbowy dokonuje zwrotu kwoty wydanej na zakup kas na rachunek bankowy podatnika w banku mającym siedzibę na terytorium kraju lub na rachunek podatnika w SKOK, której jest członkiem, w terminie do 25. dnia od dnia złożenia wniosku przez podatnika.

Z kolei w rozporządzeniu w sprawie odliczenia/zwrotu ulgi na zakup kas wskazano, że wniosek ten podatnik składa w miesiącu następującym po miesiącu, w którym rozpoczęto prowadzenie ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej. Wniosek ma zaś zawierać:

  • imię i nazwisko lub nazwę podatnika, jego dane adresowe oraz numer identyfikacji podatkowej, a w przypadku podatników świadczących usługi przewozu osób oraz ich bagażu podręcznego taksówkami - dodatkowo informację o numerze licencji na wykonywanie transportu drogowego taksówką oraz numerze rejestracyjnym i bocznym taksówki, w której zainstalowano kasę rejestrującą,
     
  • numer rachunku, na który należy dokonać zwrotu.

Ponadto, do ww. wniosku należy dołączyć:

  • kopię faktury potwierdzającej zakup kasy rejestrującej wraz z kopią dowodu zapłaty całej należności za jej zakup,
     
  • kopię raportu fiskalnego miesięcznego wystawionego przy użyciu kasy rejestrującej potwierdzającego prowadzenie ewidencji sprzedaży,
     
  • w przypadku podatników świadczących usługi przewozu osób oraz ich bagażu podręcznego taksówkami - kopię świadectwa przeprowadzonej legalizacji ponownej taksometru współpracującego z kasą o zastosowaniu specjalnym służącą do prowadzenia ewidencji przy świadczeniu tych usług, w tym również zintegrowanego w jednej obudowie z kasą.

Zmiana w powyższym zakresie - w stosunku do poprzednio obowiązujących przepisów - polega na tym, że obecnie do wniosku o zwrot ulgi nie załącza się oryginału faktury zakupu kasy i dowodu zapłaty za nią (lecz kopie) oraz danych serwisu kasy, który dokonał fiskalizacji, należy natomiast załączyć kopię raportu fiskalnego miesięcznego wystawionego przy użyciu kasy rejestrującej potwierdzającego prowadzenie ewidencji sprzedaży.

Zwrot ulgi na zakup kasy

Zgodnie z ustawą o VAT, podatnicy są obowiązani do zwrotu odliczonych lub zwróconych im kwot wydanych na zakup kas rejestrujących, w przypadku gdy w okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży zakończą działalność gospodarczą lub nie poddadzą kas rejestrujących we właściwych terminach obowiązkowemu przeglądowi technicznemu przez właściwy podmiot prowadzący serwis.

W nowym rozporządzeniu w sprawie odliczenia/zwrotu na zakup kas uregulowano, że podatnicy są obowiązani do zwrotu odliczonych lub zwróconych im kwot wydanych na zakup kas, gdy w okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej:

  • trwale zaprzestaną prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu tej kasy,
     
  • naruszą ustawowe obowiązki dotyczące zapewnienia połączenia umożliwiającego przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas lub obowiązki wynikające z czasowego lub trwałego braku tego połączenia.

Zwrot odliczonych lub zwróconych kwot wydanych na zakup kas w ww. przypadkach wskazanych w rozporządzeniu oraz w sytuacji niepoddania w obowiązujących terminach kas rejestrujących obowiązkowemu przeglądowi technicznemu przez właściwy serwis, odnosi się tylko do tych kas, których te przypadki dotyczyły.

Zwrotu odliczonych/zwróconych kwot należy zaś dokonać na rachunek właściwego urzędu skarbowego w terminie:

  • do 25. dnia miesiąca następującego po danym okresie rozliczeniowym, w którym powstały okoliczności uzasadniające dokonanie takiego zwrotu,
     
  • do końca miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstały okoliczności uzasadniające dokonanie zwrotu - w przypadku podatników zwolnionych z VAT podmiotowo lub przedmiotowo.

W nowym rozporządzeniu w sprawie odliczenia/zwrotu kwot wydanych na zakup kas nałożono zatem na podatnika nowy obowiązek zwrotu ulgi na zakup kasy w sytuacji, gdy podatnik nie zapewni połączenia kasy online z Centralnym Repozytorium Kas lub nie wykona ustawowych obowiązków w sytuacji, gdy problemy z połączeniem mają charakter czasowy lub trwały. Zgodnie bowiem z ustawą o VAT, w przypadku, gdy z przyczyn niezależnych od podatnika nie jest możliwe zapewnienie połączenia z Centralnym Repozytorium Kas czasowo, wówczas podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję sprzedaży i zapewnić to połączenie niezwłocznie po ustaniu tych przyczyn. Natomiast jeżeli nie jest możliwe zapewnienie tego połączenia trwale - podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję sprzedaży i za zgodą naczelnika urzędu skarbowego zapewnić to połączenie w ustalonych z naczelnikiem urzędu skarbowego odstępach czasowych.

Ponadto, w nowym rozporządzeniu odstąpiono od dotychczasowego, budzącego znaczne wątpliwości interpretacyjne, wymogu zwrotu ulgi na zakup kasy w przypadku zaprzestania działalności na rzecz ogólnego pojęcia "trwałego zaprzestania prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kasy".

Termin wejścia w życie oraz przepisy przejściowe

Rozporządzenie w sprawie odliczania lub zwrotu kwot wydanych na zakup kas weszło w życie z dniem 1 maja 2019 r.

Zgodnie zaś z przepisami przejściowymi, do odliczenia lub zwrotu kwot wydanych na zakup kas rejestrujących z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii zakupionych przed dniem 1 maja 2019 r. oraz zwrotu przez podatnika odliczonych lub zwróconych kwot wydanych na zakup ww. kas, stosuje się przepisy dotychczasowe, tj. rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2010 r. w sprawie odliczania i zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących (Dz. U. z 2013 r. poz. 163).